Remote Onboarding

Die Herausforderung neue KollegInnen remote zu integrieren

 

Seit nun einem Jahr beschäftigt uns die COVID-19-Pandemie, die unter anderem unser Arbeitsleben deutlich verändert: Der persönliche Kontakt wird reduziert, es wird vielmehr auf remote Arbeiten alias Home Office mit Videocalls statt persönlichen Meetings zurückgegriffen. Was vor allem für den IT-Bereich bereits üblich war, wird nun auf unterschiedliche Bereiche ausgeweitet. 


Für viele war bzw. ist es eine große Umstellung, vorrangig von zu Hause aus zu arbeiten – Allerdings gibt eine gute und regelmäßige Kommunikation mit dem Team, den Kolleg*innen und den Vorgesetzten Rückhalt und stärkt das „Wir-Gefühl“. Das Bedürfnis nach persönlichem Kontakt wird besonders durch einen Videocall mit Lieblingskolleg*innen, mit denen man zuvor gemeinsam Mittagessen gegangen ist oder Kaffeepausen im Büro gemacht hat, erfüllt. Hat man als neues Teammitglied nicht die Möglichkeit, seine Kolleg*innen besser kennenzulernen, besteht die Gefahr, dass das Bedürfnis nach persönlichem Kontakt nicht ausreichend erfüllt wird und/oder man fühlt sich dem Team nicht zugehörig. Daher folgen nun Punkte, die zu beachten sind, damit neue Kolleg*innen mit an Bord geholt werden können und ein „Wir-Gefühl“ entstehen kann.

Rechtzeitige Equipmentübergabe
Sollen die ersten Arbeitstage rein remote stattfinden, muss sichergestellt werden, dass der neue Kollege bzw. die neue Kollegin rechtzeitig das nötige Equipment (Arbeitslaptop, Headset, ev. Diensthandy, Dienstauto) bekommt. Dies ist entweder durch eine persönliche Übergabe an einem bestimmten Treffpunkt oder via Versand nach Hause möglich. Dabei ist es wichtig, IT Support mir rascher Abwicklung zu gewährleisten, sollte etwas nicht funktionieren. Idealerweise geht jemand aus der betreffenden Abteilung die Funktionen des Equipments vor Übergabe nochmal durch, um zu sehen, ob alles einwandfrei funktioniert und um böse Überraschungen zu vermeiden. 
Als Add-On können neben Equipment auch „Welcome Bags“ übergeben werden, die verschiedene Merchandise-Artikel, Goodies und ggf. Infomaterial beinhalten.

Ausgearbeiteter Plan für die ersten Arbeitstage
Wenn möglich, soll der neue Kollege bzw. die neue Kollegin zumindest im ersten Monat abwechselnd von zu Hause aus und am Arbeitsplatz arbeiten in Abstimmung mit einzelnen Kolleg*innen, damit diese/r mit dem Arbeitsplatz vertraut wird und die Möglichkeit hat, einzelne Kolleg*innen besser kennenzulernen (natürlich mit den hygienischen Vorschriften). 
Für die ersten Arbeitstage gilt, unabhängig ob dieser remote oder vor Ort stattfindet, dass es einen Plan gibt, der idealerweise folgende Punkte behandelt:

Buddy/Vertrauensperson für den neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin
Unabhängig davon, ob ein Onboarding remote oder am Arbeitsplatz stattfindet, kann eine Vertrauensperson für das neue Teammitglied ernannt werden. Damit hat der neue Kollege bzw. die neue Kollegin eine Ansprechperson und kann sich bei Fragen an diese wenden. Gerne können hier Kennenlern-Meetings stattfinden, z.B. auch im Rahmen von Mittagessen vor Ort mit den nötigen Hygienevorschriften oder über Videocall.

Videocalls statt E-Mails 
Wenn möglich und sinnvoll, sollen in der Kommunikation mit dem neuen Kollegen bzw. der neuen Kollegin, der/die remote arbeitet, mehr auf Videocalls/Calls zurückgegriffen werden statt auf E-Mails/Chats. Der neue Kollege bzw. die neue Kollegin hat so die Möglichkeit, auch die Gesichter aller bzw. sich generell besser kennenzulernen. 

Regelmäßige Meetings zum Austausch
Gerade in den ersten Tagen ist es wichtig, dass der neue Kollege bzw. die neue Kollegin regelmäßig mit dem Team und/oder mit dem oder der direkten Vorgesetzten reden kann, um Statusupdates zu bekommen. Allerdings benötigen auch bestehende Mitarbeiter*innen den regelmäßigen Austausch. Gerne können auch Online-Meetings für ein gemeinsames Mittagessen/für die gemeinsame Kaffeepause organisiert werden. 
 
Ein vollständiges Organigramm

Bei größeren Unternehmen ist es sinnvoll, jede Person mit Foto und kurzem Steckbrief oder sogar mit kurzem Vorstellungsvideo auf einer internen Plattform zugänglich zu machen, damit der neue Kollege bzw. die neue Kollegin die Möglichkeit hat, alle Kolleg*innen des Unternehmens kennenzulernen. Umgekehrt ist es für die anderen Kolleg*innen auch spannend, wenn sich der neue Kollege bzw. die neue Kollegin kurz mittels Steckbrief/Video vorstellt.  

Wenn man alle genannten Punkte berücksichtigt, steht dem produktiven Start von neuen Kolleg*innen nichts mehr im Wege.